辦公室怎麼搬家?9步驟讓公司搬家流程更順暢

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辦公室怎麼搬家?9步驟讓公司搬家流程更順暢
辦公室怎麼搬家?9步驟讓公司搬家流程更順暢

公司辦公室搬家是一場大工程,總是讓公司負責人們頭痛不已,但其實只要遵循正確的步驟,從事前規劃到現場執行,清晰掌控整體搬遷流程,就能讓喬遷流程變得順暢有序。本篇文章將帶你了解辦公室搬家的9個關鍵步驟,讓公司辦公室搬家到新環境後,能夠快速投入日常工作,減少公司喬遷對運作的影響。

辦公室該怎麼搬家?搬家日前做好9步驟讓你安全喬遷辦公室

1.規劃搬遷清單、計劃

比起一般住家的搬家,辦公室搬遷更需要全面的規劃,因此建議提早擬定搬遷清單與規劃。

搬遷清單應該要包含搬家日期、電器列表、文件列表、家具列表、新辦公室物品配置圖、搬家人員調度規劃等細節。建議將每間辦公室需要搬遷的物品仔細列出,依照物品種類或物品位置,分派不同的人負責,才不會在忙碌、混亂的搬家過程中出錯,降低在搬家過程中遺失物品的風險。

2.確認新辦公室裝潢進度

在初步擬定搬遷計劃時,也要同步確認新辦公室的裝潢進度,核對新辦公室的牆面粉刷、地板鋪設、門片安裝等工程是否能如期完成。

最後到了搬遷前1週至2週時,務必檢查新辦公室的水電是否有接通,網路與電話是否已安裝完畢,測試看看能否正常使用,以便搬遷當天不受影響,等到家具、電器全部都搬進新辦公室後,如果施工有缺漏疏失,要再修正、細部施工,還需要再次搬動家具與電器,相當麻煩。

3.聯絡大樓管理員

在擬定搬遷清單與計劃,確定搬遷日期後,建議在搬家日前3天至7天與新舊辦公室的大樓管理員溝通,說明搬遷計劃與大致時程。需要與大樓管理員確認的細項包含停車位的使用權、電梯或貨梯調度、搬運動線的安排等。

由於辦公室搬遷通常會包含大型家具、電器,與大量的搬家紙箱,如果沒有事先確認,可能導致當天因為各種外部因素,搬家公司進出大樓受阻,或搬運效率低下。事先進行良好的協調,才能避免不必要的延誤。

4.清理廢棄文件與雜物

清理廢棄文件與雜物
清理廢棄文件與雜物

在搬遷前,應安排1天至3天專門整理物品。分類清理多年未使用的文件、舊辦公設備或雜物,並且妥善丟棄、回收不需要需帶到新辦公室的物品。

由於每棟大樓的垃圾清運規範不同,要注意大型家具、電器回收可能無法丟棄在社區垃圾桶,需要特殊處理或聯絡清潔隊回收。部分搬家公司會提供付費的回收、垃圾清運服務,建議在與搬家公司洽談搬遷細節及費用時,一併詢問回收、垃圾清運服務的計費方式,若有需由可以提前預約。

5.準備打包用具

準備打包用具
準備打包用具

在搬家前,由各區域負責人準備紙箱、膠帶、氣泡紙、剪刀等必要的打包物資與工具。並且事先配妥裝箱清單的列表,方便在打包搬家過程中紀錄與核對物品,避免遺漏要搬家的物品,裝箱清單列表建議準備「一式兩份」,一份放在紙箱內隨著物品搬運,一份由搬家總負責人整理、收好,以便掌握整體搬家內容。

每個協助打包搬家的員工,都應該備有標籤紙及奇異筆、馬克筆,清楚標記每個箱子內含的物品與箱號。此外,垃圾袋、掃具、抹布等清潔工具也需提前備妥,打包完成後及搬完家後,都要立刻清潔環境。

6.提醒員工打包個人物品

提醒員工打包個人物品
提醒員工打包個人物品

除了公用的家具、電器、文件需要搬運之外,辦公室員工也要記得整理自己的私人物品,例如筆電、抱枕、毛毯、水杯、文具,甚至是員工種植的綠色小植物與桌面小物等。不少工作比較久的員工,可能會在座位上堆放許多用不到的廢紙、舊物,務必要提醒員工提前清潔個人座位並丟棄垃圾。如果辦公室有業務等不常進公司的外勤人員,也要提醒他們記得回辦公室打包、收拾個人物品。

7.打包電腦設備

電腦設備是搬家過程中需要特別小心處理的項目,若有不慎,很容易在搬家過程中損壞,在整理電腦用品、設備時,建議將電腦主機、螢幕、鍵盤與滑鼠等設備分別打包,並用氣泡紙完整包裹,以防止碰撞造成損害。

在包裝完成後,建議將同類型的電腦設備集中存放,方便搬家公司搬運,並減少遺失或損壞的風險。

8.打包其他辦公用品

完成電腦設備的打包後,接著可以處理辦公室公用文件、文具,與投影機、影印機等電器,並將各項用品分門別類裝箱,方便搬到新辦公室後,能快速將物品重新歸位。

9.編號箱子、集中擺放

在辦公室正式搬家前,建議要按照新辦公室的配置圖對箱子進行編號,並標註每個箱子內的物品,及每個箱子的所有者,將相同類型的物品集中放置,讓搬家公司能夠高效率地完成搬運。

到達新辦公室後,搬家公司會依照號碼,將箱子擺放在指定位置,縮短員工拆箱整理的時間,在搬家完成後,快速恢復辦公效率。

大公司、小公司搬家撇步大不同!不同大小公司搬家必知小技巧一次看

大公司搬家3大注意事項

1.制定詳細計劃

大公司由於空間大、物品多,搬家時通常需要經過精心規劃,將整個喬遷過程分解成多個階段性任務,細化各階段流程,有助於減少執行中的混亂與壓力。

 

2.提前規劃動線

大公司的員工人數、部門較多,使用空間也比較大,通常會有多個小辦公室、會議室需要搬遷,建議在搬家前,先根據每部門的業務特性規劃搬遷動線,避免路徑重疊或互相干擾,最大化搬運效率。

 

3.分批搬遷

由於大公司部門、員工眾多,一次進行整間公司的搬家容易造成混亂,建議按部門的重要性安排時間順序,優先搬遷核心業務單位,減少對公司日常營運的影響,確保業務連續性和穩定性。

小公司搬家2大注意事項

1.審慎評估是否自行搬家

小公司由於物品較少,通常可以自行由員工及老闆完成搬家,降低委託搬家公司的成本,但缺乏專業經驗不僅可能增加辦公物品、電器在搬運過程中損壞的風險,還可能影響員工原訂的工作計劃與安排及整體公司運作。

 

2.委託專業搬家公司客製化方案

小公司需要搬遷的物品不像大公司這麼多,建議尋求專業搬家公司協助,並請搬家公司根據小公司的規模、需求,特別訂製搬遷喬遷計劃,會比自行搬家或採用一般搬家方案更划算。

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